浅谈工程量清单模式下的建设项目施工合同管理

发布日期:2014-12-02

引 言

  随着建设项目的计价方式,由计划经济时代按照定额编制概预算,到按照工程量清单计价的转变,做好合同管理工作已经被企业的经营者所重视。建设项目施工合同(以下简称合同)是工程建设的双方都必须遵守的法律文件,合同明确了合同的主体所承担的责任义务和所享受的权利。加强合同签订前和履行中的管理,以及合同终止后的档案管理,是施工企业在经营管理中避免合同风险提高经济效益的重要工作。合同管理工作涉及的方面和因素很多,做好这项工作难度较大,以下仅从建设项目工程造价管理的角度来探讨如何加强施工合同的管理。

  1. 认识建设项目施工合同的特点

  建设项目的特点:(1)项目工程的固定性和施工生产的流动性; (2)建筑物的形态千差万别、功能特定、种类繁多,形成产品的个体性和生产的单件性;(3)建设项目的体积庞大、消耗的人力、物力、财力多,一次性投资额大。合同“标的物”的这些特点必然会体现在合同中,决定了建设项目施工合同不同于其他经济合同,其特点包括:

  1.1 施工合同履行时间长。由于建筑产品体积庞大、结构复杂、施工周期都较长,工期少则几个月,一般是几年甚至十几年。

  1.2 在合同实施过程中不确定影响因素多,受外界自然条件影响大,合同的风险高。

  1.3 施工合同的变更。当主观和客观情况变化时,有可能造成施工合同的变化,施工合同争议和纠纷也比较多。

  1.4  施工合同的条款多。由于建设项目本身的特殊性和施工生产的复杂性,决定了施工合同涉及的方面多,条款也多。

  1.5 施工合同涉及面广。(1)签订施工合同必须遵守国家的法律、法规,行政管理规章;(2)涉及到监理单位、设计单位、供货商、劳务分包和专业分包单位、保险公司、担保单位等多方。(3)施工合同还受工商行政管理部门、建设主管部门、环保部门、合同双方的上级主管部门以及负责拨付工程款的银行监督管理。(4)遇到合同纠纷时还要与合同的调解机关、仲裁机构或人民法院打交道。此外,还要涉及税务部门、审计部门及合同公证机关或鉴证机关等。

  1.6 采用清单计价方法的建设项目合同是单价合同,它强调“量价分离”,即清单中的工程量与单价分开。清单中的工程量是预计量,工程竣工后要据实盘点结算;清单项目的每一项报价是固定的,除依据合同调价条款规定可以调整外,是不能改变的。

  2、完善合同管理机构

  完善合同管理机构是做好合同管理工作的基础。施工企业内应设专门的合同管理机构,统一合同的管理和保存,配备专业人员具体负责合同管理。在强化合同管理过程中,加强企业内各部门之间的分工、协调与合作,建立完善合同管理体系。

  3、健全企业的合同管理制度

  健全的合同管理制度是做好合同管理工作的保障。在施工企业内部应当建立施工合同的协调管理制度、审查制度、批准制度、监督制度、考核制度、目标管理制度以及备案制度。

  3.1 合同的协调管理制度

  施工合同的签订关系到整个公司的集体利益,合同的执行需要企业内部各方面的协调运作,合同的签订不单是合同管理部门的事,因此,施工企业应当建立完善的合同签订的协调管理制度,调动企业各部门的积极性,明确他们为了达到合同的目标应当完成的工作任务,制订详细的计划,安排合同执行过程中可能出现问题的处理预案,实现各部门之间相互协调,确保公司利益的最大化及合同的正确履行。

  3.2 合同的审查制度

  为了确保企业通过建设项目的施工获得利润,降低合同风险,应当对合同条款进行反复的推敲、严格的审查,避免合同条款的遗漏和错误。应着重审查合同是否符合国家的有关法律法规,合同中所规定的权利和义务是否合理,经营风险、技术风险是否考虑充分等,在严格的审查制度保证下,可使合同的签订建立在可靠的基础上,尽量减少日后合同纠纷的发生,维护企业的合法权利。

  3.3 合同的批准制度

  为了保证合同的合法有效,要建立合同批准的程序。合同在签订前要经过企业内部的会签,法律顾问应当签署对合同条款审查的意见,经项目主管领导批准,最后由企业的主管后企业法人签字批准。在合同的批准制度中应当明确企业合同印章的使用、登记、保管等规定,做到“专章专用”,严格管理,合同印章必须有专人管理不得滥用,不得为省事在空白合同上盖章,签约时合同印章的专管人员和企业负责人一同前往办理。

  3.4 监督制度

  应当制订对合同的签约程序、履行过程和备案情况进行监督管理的制度,通过有效的监督及时发现问题及时解决,督促企业内各部门严格执行有关规定,正确履行合同,做好备案工作。

  3.5 考核制度

  在制订考核制度中应当明确有关考核的规定,建立相应的统计报表方法,用统计分析的方法对合同履行的效果做考核评价。

  此外,还应当根据建设项目的具体情况建立目标管理制度和备案制度等,通过制度管理和合同管理的程序化保证正确地签订和履行合同。

  4、 合同的谈判、签订

  合同地谈判过程是工程建设的双方对合同的具体条款的内容进行详细协商讨价还价的过程,通过谈判充分了解对方工程施工建设意图和项目的详细情况,为领导层提供准确的信息和决策的依据。为了达到谈判目的并签订合同应当做好下面的工作:

  4.1 组建谈判班子

  应当由经营、技术、造价、材料采购等方面的人员组成谈判班子,这些人应当对己方的管理水平、经济实力、技术条件、人员情况完全掌握,尤其是对工程量清单各个子项的成本构成、材料设备的采购价格十分了解。事先应当对工程建设中可能存在的风险作详细的分析,提出相应的

  4.2 做好谈判的准备工作

  在谈判开始之前首先要做好资料的收集整理工作,将前期的会议纪要、备忘录、意向书、招标文件、图纸、现场踏勘记录、报价文件、价格信息以及政府关于工程施工建设的相关规定等准备齐全。

  4.3 做好分析判断工作

  首先,应当对自己谈判人员情况、单位的实力进行详细的分析,明确谈判的期望目标、基本目标和谈判的底线。做好谈判的分工工作,安排好谈判的大致进度,使谈判工作按照一定的节奏或步骤进行。其次,要对谈判的对象进行分析判断,要掌握他们的意图,了解他们参加谈判的人员组成,以及各成员的特点;对对方单位作详细的调查,尤其重要的是对它的合法性、经济实力、信誉记录以及它的优势和不足要十分了解。然后,要根据综合分析结果,正确的作出对谈判各要素的基本判断,制订出详细的谈判方案。

  4.4 正确的运用谈判策略和技巧

  谈判的起点应当高,妥协让步要合理,原则问题要慎重,注意谈判的气氛,避免僵局的出现,必要时可以采取拖延办法或提出休会。谈判的策略要在谈判之前拟定,谈判时根据具体的情况作出调整,谈判的技巧要在长期的实践中不断的积累总结。

  谈判的过程是双方不断妥协让步最终达成一致而签订合同的过程,谈判双方在维护各自利益的同时,还应当本着诚实合作的态度进行谈判,否则难以达成协议或虽达成了协议可能会给合同日后的实施埋下纠纷的种子。

  5、合同实施过程中的管理

  合同的实施过程就是合同义务人的履约过程。施工合同签订后即具有了法律约束力,合同当事人应当严格按照合同条款全面履行各自的义务。建设项目施工合同实施过程的管理应当遵循以下要求:

  5.1 遵守合同约定

  签订合同的双方必须按照约定履行合同,要根据合同规定的履约时间、地点、方式,完成合同约定标的、数量、质量、造价,全面履行合同条款,完成合同规定的义务,并取得相应的权利。

  5.2 要诚实守信

  合同签订的双方应当采取相互信任的态度,诚实合作以保证合同的正确履行;尽可能为对方履约提供方便,维护对方的利益,为合同的履行提供良好的氛围。诚实信用还应当体现在合同规定的条款与项目施工的实际情况相一致,拒绝“阴阳合同”;合同规定的工期、质量应当不折不扣的完成;做好施工现场签证,合同变更应按约定调整工程造价,工程竣工后应当及时的结算。

  5.3 按照法律规定履行合同

  鉴于建设项目施工合同所涉及的范围广、履行时间长,合同条款难以完善,而且我国目前施工合同的质量水平还很低,对于合同条款缺项部分要按照《合同法》的规定履行合同,必要时可以运法法定的权力维护自己的利益。

  5.4 围绕工程造价管理合同

  建设项目工程造价是工程施工建设的最重要的问题之一,是施工合同管理的核心问题。合同纠纷多数与工程造价相关,合同管理的重点应当是对工程造价的管理。首先,应当引起重视的是,在合同签订时,合同的条款中要对工程造价的计算依据、结算方式、调整方法和工程价款的拨付作明确、合理、可行的规定。其次,合同中应当规定风险的种类、范围和程度,以及超出约定风险的处理方法。还有,在合同履行中要及时处理合同变更,密切注意对工程造价影响较大的不可预见事件,要按规定程序及时处理。再者,密切注意材料价格信息,对于非正常的价格波动,依据合同的约定作出调整,合同没有约定的要按照法律法规、建设主管部门的有关政策规定和行业惯例处理。最后,还要做好施工签证工作,工程建设的双方及工程监理单位要相互配合,依据所发生的事实及时按照规定程序办理签证。

  采用工程量清单计价的建设项目,要按照合同约定做好补充项目、变更项目、工程量超范围项目单价的补充工作。对于这项工作,施工企业应当做好资料收集、整理和计算,及时报请现场监理工程师或业主代表批准,并履行必要的确认手续。