探析现代项目管理中的沟通问题及对策

发布日期:2014-10-28

现代社会离不开项目,成千上万个项目构成日益发展的各行各业。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目团队内部的信息畅通。对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都会存在着制约作用。

  一、现代项目管理的特征及存在的沟通问题

  80年代之后项目管理进入现代项目管理阶段,随着全球竞争的日益加剧,项目活动的日益扩大和更为复杂,特别是进入90年代以后,随着信息系统工程、网络工程、软件工程、大型建设工程以及高科技项目开发等项目管理新领域的出现,促使项目管理在理论和方法等方面不断地发展和现代化,这使得现代项目管理在这一阶段获得了快速的发展和长足的进步,同时,也使得项目管理具有了新的特征,从而对沟通管理提出了新的要求。

  (一)现代项目管理的特征

  项目管理与传统的部门管理相比,最大的特点是注重综合性管理,并且项目管理有严格的时间限制。项目组织也具有特殊性,首先,项目管理的组织是临时性。项目的组织是为项目的建设服务的,项目终结了,其组织的使命也就完成了。其次,项目的组织强调其协调控制功能。而现代项目管理除了具有原有一次性、独特性等特征外,又具有了很多新的特征,这些特征对沟通管理提出了更高的要求。

  1.服务规模越来越大,内容越来越复杂

  现代项目的发展,项目日益呈现出复杂性,现在要完成一个项目,往往需要各方面的人才,怎样顺利召集各种人才及保证他们的合作,是需要良好的沟通合作为前提的。从事项目的团队是临时的,成员之间彼此都是不熟悉的,如果不进行良好的沟通,就会引起冲突、影响工作。

  2.软件项目日益增多

  在现代项目中,软件项目所占的比例有了很大提高,软件项目管理,最核心最基本的问题,是人的管理问题,而对人进行管理沟通必不可少。软件项目的实施需要多种人才参与其中,这些项目的成员来自不同的领域,软件开发中需求管理的沟通方式影响到需求基线的准确性,需要良好的沟通才能保证项目的高效完成。

  3.现代信息技术发展的影响

  电脑、通信技术、互联网,以及电子商务所带来的变革对项目组织内的个人、业务流程、顾客、利用外部资源等各个方面都产生了深刻的影响。在组织规划中必须考虑如何通过这些技术利用外部资源,必须考虑建立“虚拟”班子的可能性,考虑因项目班子更加分散而造成的项目组织的沟通问题。

  (二)现代项目管理中存在的沟通问题

  信息的发送者希望接受者能够准确无误的接受到全部信息,进而实现有效的沟通。但在实际的沟通中,有许多因素导致信息的失真,从而影响沟通的有效性,严重时会对项目产生非常严重的后果。现代项目沟通管理存在以下问题:

  1.对沟通重视不够。片面强调项目工作的专业化,把任务、职责、权限分的很清楚,忽视人员和各个部门之间的沟通、协调和综合。较注重各个部门的高效率,而忽视整个系统的高效率这一主要目标。

  2.不能充分发挥沟通的作用。管理方法上强调指挥、命令、控制和汇报,片面要求要有文件的传递形式予以保证,而不是用信息流把各管理层次和不同的职能部门沟通起来,使物质流与信息流保持一致和同步,来保证信息的准确性和及时性。

  3.项目团队沟通方式缺乏经验。在项目会议以及日常项目管理过程中,很多沟通方式显得粗暴而专断,部门主管间沟通不畅,有时虽然满足了沟通要求,但并没有真正解决项目中存在的沟通问题。有效的项目团队应建立开放、坦诚而又及时的沟通,包括交流信息、想法、感情,要在成员当中彼此做出建设性的反馈。项目中的人力资源管理的复杂性就在于项目组成员对部门经理和项目经理具有双重报告关系,而这种关系的有效管理是项目成功的重要因素之一。

  4.有效沟通不足。项目管理过程中经常出现这样的现象:客户在检查项目阶段成果时,指出曾经要求的某个产品特性并没有包含在其中,客户认为已以口头的方式反映给了项目组的成员,而项目经理却一无所知;或者程序员在设计评审时描述了其所负责的模块构架,然而软件开发出来后,却发现与客户所理解的结构大相径庭。

  5.沟通成本过大,沟通可以通过交换信息来拓宽思路和统一认识,其作用巨大。但与此同时,沟通要付出两方面的成本:一是沟通所花费的时间和精力,二是沟通过程中信息的失真和损失。当信息被两个人相互传递的时候,所花费时间和精力的成本,以及信息的失真和损失成本取决于两个人的表达能力、理解能力、观点和思维的一致性,以及达成一致的意愿强烈程度等多种因素。值得注意的是,在很多情况下,即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人,他们进行沟通要达成一致所需要花费的沟通成本是巨大的,而且很可能是沉没成本。

  二、解决沟通问题的对策及建议

  项目工作过程中更多是靠软性的沟通和协商来解决问题,提高效率,顺利完成项目目标。沟通是人与人之间交流的方式,在项目中,我们极力提倡主动沟通,尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。在项目中,很多人也知道去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。针对现代项目管理特征,本文提出了以下建议:

  1.明确项目经理在沟通中的职责

  项目经理应确保全部工作在预算范围内按时优质的完成,从而使客户满意。项目经理的基本职责是领导项目的计划、组织和控制工作,以实现项目目标。由于项目在整个寿命周期中存在各种各样的冲突,项目经理的沟通能力成为解决冲突的关键。项目经理是项目的促成者,其大部分精力都应花在沟通管理上,这包括与企业高层管理人员的沟通,与外部顾客的沟通,与职能部门经理的沟通以及与项目组成员的沟通。

  在组织一个项目团队时,项目经理应该按日程定期举行项目工作情况总结会议,要求所有项目团队成员对他们的工作情况进行简要总结,鼓励积极参与,并提出问题,而且项目经理应保证各种沟通机制的健康运行。因此无论建立什么样的沟通机制,项目经理都要在其中起到领导的作用。

  2.保持畅通的沟通渠道

  沟通看似简单,实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面,比如说,当沟通的人数增加时,沟通渠道急剧增加,给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”,也就是信息丢失。产生过滤的原因很多,比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范、名誉、权利、组织状态等等,经常碰到是由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。

  想要最大程度的保障沟通顺畅,就要建立机制如有效的反馈机制使信息在媒介中传播时尽力避免各种各样的干扰,使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后,双方必须对理解情况做检查和反馈,确保沟通的正确性。

  如果结合项目,那么项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道,比如与用户之间通过正式的报告沟通,与项目成员之间通过电子邮件沟通;任何沟通都要保证到位,没有偏差,并且定期检查项目沟通情况,不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。

  3. 充分利用网络技术

  如何实现项目管理中信息共享和提高沟通效率,是项目管理面临的一个迫切问题。网络技术的发展与成熟带来了信息革命,连通了一个个“信息孤岛”,使信息低成本地存储、方便地使用和修改、突破了地域、时间和范围的限制,国际上已出现了虚拟项目环境和日不落办公,形成了一种新型的管理模式。网上信息沟通可以最大化地实现项目管理中对于远程信息传递与共享和项目远程跟踪控制的要求,提高项目沟通效率。利用网络技术的优点如下:

  (1)减少信息壁垒。充分利用网络的优势,使项目干系人不受地域限制,通过客户机或浏览器就能访问到他所需要的数据,使得信息和硬件资源趋于共享。

  (2)信息资源统一。借助互联网可以实现统一的信息在项目组成员间传输,协调和管理,不存在因数据来源不同,信息版本差异造成对项目把握的偏差。

  (3)降低沟通成本。项目组织选择网络化的项目管理系统,借助互联网,沟通成本大大降低。

  (4)提高工作积极性。借助网络,实现项目进程的实时跟踪、管理、控制和评价。管理者管理和驾驭项目的能力可以最大程度得到发挥,提高工作积极性。

  (5)提高项目运作透明度。项目从立项到收尾,每个动作、每个演变都能被有效地记录在日志文件上,以供分析和追溯,确保项目组织良好的运转。另外,从目前国内外项目管理软件都开始由单机版向网络版升级这一趋势,也可看出项目管理发展的方向。

  4.建立有效的反馈机制

  将项目管理的信息正确传达到相应的人员,是相当重要并有一定困难的,经常发生的情况是信息发送人觉得自己把信息正确传达了,但实际却是信息没有传达到或是被错误的理解了。沟通是双向的,必须保证信息被接收者接到。所有的沟通方式,必须有反馈机制。在沟通管理中对较重要的通知、变更等信息要求进行二次表述。这种表述是在接收方确认自己理解了的同时再去细化或转叙,而不是复述。说得直白些,就是要求信息接收方说明具体明白了哪些,打算如何去做,并把相关的想法或欲采取的措施传给发送者,让发送者进行确认。

  以上的四个建议可以根据个别项目的特征组成一个沟通机制,其中项目经理是核心,沟通渠道和网络技术代表了沟通的手段,反馈机制是保证。当然手段和保证应该根据项目的特征进行选择,沟通渠道的建立和网络技术的应用只是在现代项目管理中比较重要的两个方面。

  沟通是项目团队高效工作的基础,现代项目管理中更加需要沟通,科技的发展带来了许多新的沟通手段,有效的利用这些沟通手段并结合个别项目的特征建立项目经理领导下的沟通机制将有利于项目团队高效准时的完成工作。